สแกนแบบแปลน A0 A1 A2 ต้องเตรียมต้นฉบับอย่างไร โดยเฉพาะแบบเก่าและแบบพับ
การสแกนแบบแปลนขนาดใหญ่ไม่ได้มีเพียงการนำกระดาษเข้าเครื่องแล้วบันทึกเป็นไฟล์ เพราะสภาพของต้นฉบับ เช่น รอยพับ รอยฉีก เทปกาว ความซีด คราบสกปรก และความเปราะของกระดาษ สามารถมีผลต่อการเตรียมงานและคุณภาพข้อมูลที่ได้จากการสแกน
บทความนี้รวบรวมสิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนนำ Drawing ขนาด A0, A1, A2 หรือเอกสารขนาดใหญ่มาสแกนเป็นไฟล์ดิจิทัล โดยเฉพาะแบบโครงการเก่าที่ผ่านการใช้งานหรือจัดเก็บมานาน
เริ่มจากตรวจ “สภาพต้นฉบับ” ก่อนคิดเรื่องไฟล์
ต้นฉบับกระดาษแต่ละชุดมีสภาพต่างกัน แบบที่เก็บราบและยังคมชัดย่อมเตรียมงานต่างจากแบบที่พับมานาน มีเทปกาว หรือกระดาษเริ่มเปราะ
ดังนั้นก่อนสแกนควรแยกเอกสารตามสภาพ และตรวจว่าหน้าใดต้องระวังเป็นพิเศษ เพื่อไม่ให้การจัดเตรียมต้นฉบับทำให้เอกสารเสียหายมากขึ้น
หากยังไม่แน่ใจว่าควร “พิมพ์จากไฟล์” หรือ “ทำสำเนาจากต้นฉบับกระดาษ” สามารถดู ความแตกต่างระหว่างพิมพ์แบบแปลนและถ่ายแบบแปลน ก่อน
แบบแปลนแบบไหนควรตรวจสภาพก่อนสแกนเป็นพิเศษ
แบบเก็บมานาน
กระดาษอาจซีด เหลือง เปราะ หรือมีความแข็งของเนื้อกระดาษเปลี่ยนไป จึงควรจับอย่างระมัดระวัง
แบบที่พับหลายครั้ง
รอยพับอาจนูนหรือแตก โดยเฉพาะบริเวณที่พับซ้ำมานาน ควรตรวจว่ากระดาษสามารถคลี่ออกได้โดยไม่ฉีก
แบบติดเทปกาว
เทปเก่าอาจแข็ง เปลี่ยนสี หรือเริ่มหลุด ไม่ควรดึงออกโดยไม่ประเมินสภาพ เพราะอาจทำให้กระดาษฉีก
แบบมีรอยฉีกหรือขอบเสียหาย
บริเวณขอบที่ขาดอาจต้องจัดให้เรียบก่อนดำเนินงาน เพื่อป้องกันการเกี่ยวหรือเสียหายเพิ่ม
แบบมีคราบหรือรอยเขียนเพิ่ม
ควรพิจารณาว่ารอยดังกล่าวเป็นข้อมูลที่ต้องเก็บไว้ เช่น Markup หรือ Revision หรือเป็นเพียงคราบที่ไม่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
แบบม้วนเก็บ
กระดาษอาจคืนตัวเป็นทรงโค้งหลังคลี่ จึงควรระวังเรื่องความเรียบของต้นฉบับก่อนสแกน
A0 A1 A2 ต้องเตรียมต่างกันหรือไม่
หลักการเตรียมต้นฉบับใกล้เคียงกัน แต่กระดาษขนาดใหญ่มีพื้นที่และรอยพับมากกว่า จึงควรตรวจสภาพทั่วทั้งแผ่นก่อน
| ขนาด | ขนาดจริง | สิ่งที่ควรตรวจ |
|---|---|---|
| A0 | 841 × 1,189 มม. | รอยพับหลายแนว ความเรียบ ขอบกระดาษ และพื้นที่เสียหายตลอดทั้งแผ่น |
| A1 | 594 × 841 มม. | รอยพับกลางแผ่น Title Block และขอบที่มักถูกจับหรือพับบ่อย |
| A2 | 420 × 594 มม. | ตรวจข้อความ Dimension และรายละเอียดที่อาจมีขนาดเล็กหรือซีด |
หากต้องการดูรายละเอียดขนาดกระดาษเพิ่มเติม สามารถอ่าน แบบแปลน A0 A1 A2 ต่างกันอย่างไร
แบบพับต้องคลี่ให้เรียบแค่ไหนก่อนสแกน
ต้นฉบับควรอยู่ในสภาพที่สามารถป้อนหรือจัดวางได้เหมาะสมกับกระบวนการสแกน แต่ไม่ควรพยายามรีดหรือดัดเอกสารอย่างรุนแรงเพื่อให้เรียบ
โดยเฉพาะกระดาษเก่าที่บริเวณรอยพับเริ่มแตก การพยายามคลี่แรงอาจทำให้รอยแตกขยายจนเอกสารขาด
แบบติดเทปกาวควรแกะเทปออกก่อนหรือไม่
ไม่ควรสรุปว่าต้องแกะเทปออกทุกกรณี เพราะเทปบางชิ้นอาจกำลังยึดบริเวณที่ฉีกอยู่ หากดึงออกอาจทำให้กระดาษเสียหายมากกว่าเดิม
ก่อนตัดสินใจควรตรวจ
- เทปอยู่บริเวณด้านหน้า หรือด้านหลัง
- เทปปิดข้อความหรือเส้นสำคัญหรือไม่
- กาวเริ่มเยิ้มหรือแข็งหรือไม่
- กระดาษใต้เทปยังแข็งแรงหรือเปราะ
- เทปทำหน้าที่ยึดส่วนที่ฉีกอยู่หรือไม่
หากเป็นเอกสารสำคัญหรือมีสภาพเปราะมาก ควรให้ความสำคัญกับการรักษาต้นฉบับก่อนความสวยงามของไฟล์สแกน
แบบซีดสามารถสแกนได้หรือไม่
สามารถประเมินการสแกนได้ แต่ต้องเข้าใจว่าไฟล์สแกนบันทึกข้อมูลจากสิ่งที่ยังปรากฏบนต้นฉบับ หากเส้นหรือข้อความเดิมจางมาก รายละเอียดบางส่วนอาจยังอ่านได้จำกัด
ดังนั้นก่อนสแกนแบบเก่า ควรตรวจว่าจุดใดเป็นข้อมูลสำคัญ เช่น Drawing Number, Dimension, Revision และข้อความใน Title Block
ควรเรียง Drawing ก่อนส่งสแกนหรือไม่
หากมีแบบหลายแผ่น ควรจัดลำดับก่อนส่ง โดยเฉพาะงานที่ต้องการนำไฟล์ไปจัดเก็บเป็นระบบหรือค้นหาในภายหลัง
มี Drawing List
ควรใช้ Drawing List เป็นรายการอ้างอิงเพื่อเรียงหมายเลข Drawing และตรวจว่ามีหน้าขาดหรือไม่
ไม่มี Drawing List
ควรเรียงตาม Drawing Number, หมวดงาน หรือระบบที่สามารถตรวจสอบได้จาก Title Block ของแต่ละแผ่น
ควรตั้งชื่อไฟล์สแกนอย่างไรให้ค้นหาได้ง่าย
หากสแกนเพียงไม่กี่ไฟล์ ชื่อทั่วไปอาจยังจัดการได้ แต่เมื่อมีหลายสิบหรือหลายร้อย Drawing การกำหนดชื่อไฟล์ตั้งแต่ต้นช่วยลดเวลาค้นหาภายหลัง
| ข้อมูล | ตัวอย่าง |
|---|---|
| Drawing Number | A-101 |
| Drawing Title | Floor Plan |
| Revision | Rev03 |
| Discipline | ARCH / STR / MEP |
| ตัวอย่างชื่อ | A-101_Floor-Plan_Rev03.pdf |
ควรกำหนดรูปแบบชื่อไฟล์ให้สม่ำเสมอทั้งชุด และหลีกเลี่ยงชื่อแบบ `scan001`, `scan002` หากต้องนำเอกสารไปค้นหาและใช้งานต่อในระยะยาว
ควรสแกนแยกหน้า หรือรวมเป็น PDF เดียว
ขึ้นอยู่กับวิธีใช้งานหลังจากนั้น โดยแต่ละรูปแบบมีข้อดีต่างกัน
ไฟล์แยกตาม Drawing
- ค้นหาตาม Drawing Number ง่าย
- ส่งเฉพาะหน้าที่ต้องใช้ได้สะดวก
- เหมาะกับระบบจัดเก็บเอกสาร
- แก้ชื่อหรือ Revision เฉพาะไฟล์ได้ง่าย
PDF รวมหลายหน้า
- เปิดดูชุดเอกสารต่อเนื่องได้สะดวก
- เหมาะกับเอกสารที่ต้องอ่านเป็นชุด
- ลดจำนวนไฟล์ที่ต้องจัดการ
- ควรเรียงลำดับหน้าก่อนรวมไฟล์
มีแบบเก่าหรือแบบพับจำนวนมาก และไม่แน่ใจว่าควรเตรียมอย่างไร?
สามารถจัดกลุ่มต้นฉบับตามขนาดและสภาพก่อน เช่น A0/A1/A2, แบบปกติ, แบบพับ, แบบติดเทป และแบบที่เปราะหรือฉีก แล้วแจ้งจำนวนโดยประมาณให้ทีม BMC ตรวจสอบขอบเขตงานเบื้องต้น
หากมี Drawing List หรือรูปตัวอย่างสภาพเอกสารบางหน้า สามารถใช้ประกอบการอธิบายงานได้ โดยเฉพาะชุดเอกสารเก่าที่แต่ละแผ่นมีสภาพไม่เหมือนกัน
สแกนแบบเพื่อเก็บเอกสาร กับสแกนเพื่อพิมพ์ซ้ำ ต่างกันอย่างไร
ก่อนสแกนควรทราบว่าจะนำไฟล์ไปใช้อะไรต่อ เพราะวัตถุประสงค์ของไฟล์มีผลต่อการจัดชื่อ ลำดับหน้า และวิธีตรวจข้อมูล
เก็บเป็น Digital Archive
ควรให้ความสำคัญกับชื่อไฟล์ Drawing Number Revision หมวดงาน และโครงสร้างโฟลเดอร์ เพื่อให้ค้นหาในอนาคตได้ง่าย
ใช้พิมพ์ซ้ำ
ควรตรวจขนาดต้นฉบับ Page Size และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ Scale เพิ่มเติม หากไฟล์ต้องนำไปผลิตซ้ำในขนาดเดิม
หากไฟล์ที่สแกนจะถูกนำไปพิมพ์เป็นแบบอีกครั้ง ควรทำความเข้าใจเรื่อง Scale แบบแปลนและการเปลี่ยนขนาดก่อนพิมพ์ เพิ่มเติม
Checklist ก่อนส่งแบบแปลนไปสแกน
- นับจำนวนต้นฉบับโดยประมาณ
- แยกขนาด A0, A1, A2 หรือขนาดอื่น
- ตรวจรอยพับ
- ตรวจรอยฉีกและขอบกระดาษ
- ตรวจเทปกาว
- แยกแบบที่เปราะหรือเสียหายมาก
- ตรวจความซีดของเส้นและข้อความ
- เรียง Drawing Number
- ตรวจ Revision หากมี
- เตรียม Drawing List หากมี
- กำหนดรูปแบบชื่อไฟล์
- ระบุว่าต้องการไฟล์แยกหรือ PDF รวม
- แจ้งวัตถุประสงค์ว่าเก็บเอกสารหรือใช้พิมพ์ซ้ำ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อต้องสแกนแบบจำนวนมาก
ไม่เรียงแบบก่อนส่ง
ทำให้ต้องย้อนตรวจลำดับภายหลัง และเสี่ยงต่อการตั้งชื่อไฟล์ไม่สัมพันธ์กับ Drawing List
ไม่แยกแบบที่เสียหาย
ต้นฉบับเปราะหรือฉีกควรได้รับการระบุแยกจากแบบทั่วไป เพื่อให้เตรียมการจัดการได้เหมาะสม
ตั้งชื่อไฟล์แบบต่อเนื่องอย่างเดียว
ชื่อ Scan001 ถึง Scan100 อาจสะดวกตอนสร้างไฟล์ แต่ค้นหา Drawing เฉพาะแผ่นได้ยากเมื่อใช้งานจริง
ไม่กำหนด Revision ก่อนสแกน
หากมีแบบหลาย Revision ปะปนกัน อาจทำให้ Digital Archive มีไฟล์เก่าและใหม่โดยไม่สามารถแยกได้ชัดเจน
มีแบบแปลน A0 A1 A2 ที่ต้องการสแกนเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัล?
สามารถส่งรายละเอียดให้บริษัท บีเอ็มซี (ไทยแลนด์) จำกัด ตรวจสอบขอบเขตงานเบื้องต้นได้ โดยแจ้งขนาดต้นฉบับ จำนวนโดยประมาณ สภาพของเอกสาร และรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ
หากเป็นแบบเก่า แบบพับ แบบติดเทป หรือมีรอยฉีก แนะนำให้แจ้งสภาพล่วงหน้า พร้อมระบุว่าต้องการไฟล์แยกตาม Drawing หรือรวมเป็นชุด เพื่อใช้ประกอบการประเมินวิธีดำเนินงาน
ราคา รูปแบบไฟล์ วิธีดำเนินงาน ระยะเวลา และกำหนดรับงานจะยืนยันหลังตรวจสอบจำนวนและสภาพต้นฉบับ